公共事务管理处关于进一步规范部门分散自行采购工作的若干规定

为进一步规范本部门分散自行采购工作，根据《浙江师范大学采购管理办法》等相关政策的要求，结合本部门工作实际，特制定本规定。

第一条 本规定所称的分散自行采购项目是指《浙江师范大学采购管理办法》第十五条规定的分散自行采购数额标准内由本部门及下属科室采购的项目，即单项或年度批量预算金额在10万元以下的货物（其中设备为5万元以下）、服务，或经校采购管理办公室批准同意的采购项目（如紧急采购）。

第二条 项目立项

1.各科室根据工作需要，3仟元及以上的分散采购项目需填写《公共事务管理处分散自行采购项目立项审批表》，提交到资产管理科。

2.由资产管理科汇总后，提交处务会议审议，主要审议项目的可行性、预算，采购方式，推荐（邀请）谈判（询价）的供应商情况等。

3.单项或年度批量预算金额2万元及以上的货物或设备、1万元及以上的服务，提交处务会议讨论研究通过后实施。

4.单项或年度批量预算金额2万元以下的货物或设备、1万元以下的服务，由分管领导审核确认后，处主要领导同意后实施。

5.紧急采购项目，是指在如抗灾抢险、疫情紧迫、战时动员、工作急需的货物、服务和工程等，为完成急迫任务而进行的采购项目。上级部门下达需由我处相关科室紧急采购的项目，应立即实施。我处各科室立项项目符合紧急采购项目情况的，经处长办公会议讨论研究通过后实施，若项目预算金额超过分散自行采购数额标准的，还需报校采购管理办公室审批同意；若时间紧急，可以先口头向处主要领导及采购管理办公室请示同意后即可实施，书面审批资料后补。

第三条  采购组织形式

1.分散自行采购方式主要有：浙江省政府采购云平台的电子卖场采购、校竞价网采购、询价、竞争性谈判、单一来源谈判采购等。

2.本部门分散自行采购方式原则上通过浙江省政府采购云平台的电子卖场、校竞价网进行采购。若浙江省政府采购云平台的电子卖场和校竞价网未上线的货物或服务可通过询价、竞争性谈判、单一来源谈判方式实施采购，但相关科室在提交立项审批时，应充分做好市场调研，经分管领导审核确认后，至少邀请3家及以上供应商参与（单一来源谈判采购除外）。

3.在浙江省政府采购云平台的电子卖场、校竞价网采购的项目严格按照其系统操作要求进行采购，并做好相关书面资料的收集和归档工作。

4.采用询价、竞争性谈判、单一来源谈判方式实施采购的项目，由各使用科室自行组织采购，谈判（询价）小组由至少3人及以上单数人员组成，科室负责人为采购项目第一责任人，负责做好采购过程中各环节的组织，并做好相关书面资料的收集和归档工作。

5.紧急采购项目，需成立由至少3人及以上单数人员组成的谈判（询价）小组，谈判（询价）过程允许通过电话、QQ、微信或钉钉等电子通讯方式进行谈判，其付款方式视实际情况可灵活处理。但要注意收集相关信息（包括视频、截屏等），事后应做好相关书面资料的收集和归档工作。

第四条 采购结果公示

除相关采购系统已有采购结果公示的项目外，采购金额在2万元及以上的采购项目按学校规定在校采购中心网站进行分散采购公示。

第五条 采购合同

浙江省政府采购云平台的电子卖场，校竞价网中成交确认或电子合同按其规定执行。其它方式采购的工程、服务或2万元以上货物的项目，原则上应该签订书面采购合同，其审批程序按《浙江师范大学合同管理办法》相关规定执行，合同范本有国家或行业标准合同文本的，采用国家或行业标准合同文本。没有相关标准合同文本的，可以参考校集中采购合同范本。合同签订后，使用科室要及时将分散自行采购合同报资产管理科备案。

第六条为确保资金安全，分散自行采购项目原则上不支付预付款，验收合格后付款，紧急采购项目除外。各科室提供采购结果确认书、采购合同（若有）、发票、验收单、预算执行确认书（若有）、固定资产入库单等材料，按学校财务报销的相关规定办理付款手续，原则上在验收合格后15个工作日内（另有协议除外）付清货款。

第七条 各使用科室应做好分散自行采购档案管理，全面、真实地记录和反映分散采购活动情况，主动接受采购管理、监察、审计等部门的监督检查。

第八条 本规定与上级文件有冲突，按上级文件实行。

第九条 本规定自发布之日起实施。

公共事务管理处

2021.10

附件：

公共事务管理处分散自行采购立项审批表