公共事务管理处档案管理办法

第一章 总  则

第一条  为规范公共事务管理处档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《高等学校档案管理办法》及浙江师范大学档案管理相关规定，特制订本办法。

第二条  本办法中的档案是指公共事务管理处（以下简称公管处）在从事服务、管理等各项工作中直接形成的对学校、本部门有保存价值的各种文字、图表、声像及实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条  本档案管理工作涉及的范围主要包括行政、资产、房产、采购等方面。

第二章 管理职责

第四条  分管资产管理科的副处长作为公管处档案工作分管领导，各科室负责人为本科室档案管理工作的第一责任人。资产管理科协调相关日常工作。

第五条  各科室要对本科室的档案管理工作高度重视，明确一名兼职档案管理人员，具体负责本科室的档案管理工作，完善各类日常工作过程性材料留痕保存。

第六条  公管处档案管理实行分类分级管理，统分结合的方式。须上交学校档馆的行政往来文件、处年度工作计划、总结及处会议纪要等涉及全处工作的档案由资产管理科负责；资产、房产、采购等业务档案由相应科室负责。

各科室要养成良好的工作习惯，妥善保存好日后有利用价值的日常工作过程性留痕材料。

第七条  学校规定公管处档案归档范围及保管期限见附件1。

第三章   整理与移交

第八条  各科室形成归档的资料，必须为原件。所有归档文件材料种类、份数及每份文件的页数均应齐全完整。立卷必须合理，应按照问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，便于保管和查找利用。

第九条  重大活动的照片材料和音像材料需附以相应的文字说明：包括背景、内容（或事由）、时间、地点、人物和制作者（或拍摄者）。

第十条  各科室将本科室应归档的上一年度档案于次年三月底前向资产管理科移交，交接双方根据移交内容或目录认真清点核对，并填写《档案交接记录表》（见附件2）。资产管理科对接收的档案进行整理、登记，并按照要求及时报送学校档案馆。采购中心的档案由科室指定专人负责整理、登记并送学校档案馆。

第十一条  如遇机构变动，应由资产管理科认真填写《档案交接记录表》（附件2）并做好移交工作，具体情况如下：

（一）一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个新的单位，其档案材料应移交给新单位。

（二）科室撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，应该移交给新单位继续处理，并由新单位负责进行整理、立卷和归档。

第十二条  如遇人事调整，移交工作应由科室负责人组织并在《档案交接记录表》上签字。

第四章 档案利用及要求

第十三条  资产管理科所保管的档案主要为本单位工作服务，不属于开放范围。各科室人员借阅档案须按规定填写《档案借阅登记表》（见附件3），由档案管理人员进行登记；借阅人将档案归还后应在登记表后签字。

第五章 附  则

第十四条  本办法由资产管理科负责解释。

第十五条  本办法自通过之日起施行。

附件1：《公管处档案归档目录清单》

附件2：《档案交接记录表》

附件3：《档案借阅记录表》

附件1：

附件2:

档案交接记录表（表一）

                                                                        年      月      日

移交科室：（盖章）                                     接收科室：（盖章）

移交人：（签字）                                       接收人：（签字）